Depuis plusieurs mois, nous construisons notre propre outil de gestion locative. Nous l'avons conçu autour de notre façon de travailler et des questions que nos clients nous posent chaque semaine : « Où en est mon loyer ? », « Pouvez-vous me renvoyer le bail ? », « Ma quittance de mars, s'il vous plaît ? ».
Il est désormais en service. Chaque propriétaire et chaque locataire dont nous gérons le bien dispose d'un espace client personnel. Vous y accédez par un lien de connexion envoyé par email, sans mot de passe à retenir.
Les captures de cet article ont été réalisées sur un compte de démonstration : noms, adresses et montants sont fictifs.
Pour les propriétaires : votre patrimoine, où que vous soyez
Un espace dédié avec tous vos biens
En arrivant dans votre espace, vous retrouvez chacun de vos logements avec son loyer en cours et le nom du locataire en place. Que vous habitiez à deux rues ou à l'autre bout du monde, vous avez sous les yeux la même information que nous.
Tous les documents au même endroit
Relevés de gérance mensuels, récapitulatif annuel pour votre déclaration de revenus fonciers, bail, état des lieux, diagnostics : tout est rangé par bien et téléchargeable à tout moment. Le relevé de gérance détaille au centime près les loyers encaissés, les charges, nos honoraires et les dépenses retenues. En avril, au moment de la déclaration, vous n'aurez plus à nous écrire pour retrouver une pièce.
Des paiements plus rapides grâce à Qonto
Notre outil est relié directement à notre compte professionnel Qonto. Chaque virement reçu est rapproché automatiquement du bail qu'il règle : nous savons le jour même qui a payé, combien et pour quel mois. Ce pointage nous prenait autrefois plusieurs jours en début de mois ; il se fait maintenant au fil de l'eau.
Votre relevé de gérance est donc établi plus tôt et votre reversement part plus tôt. Avant tout virement, le compte de destination est vérifié et chaque reversement reste validé par un membre de l'équipe.
Votre RIB, protégé
Votre IBAN n'apparaît que sous forme masquée. Si vous changez de banque, vous déposez votre nouveau RIB dans votre espace ; nous ne l'appliquons qu'après vous avoir appelé pour confirmer que la demande vient bien de vous. Cette précaution vise la fraude au changement de RIB, l'une des escroqueries les plus courantes dans l'immobilier.
Des alertes et un suivi des emails
Échéance d'assurance d'un locataire, fin de bail, révision de loyer, sinistre déclaré : l'outil nous prévient pour que nous puissions agir avant que la date ne soit dépassée. Chaque email envoyé depuis l'outil, à vous comme à votre locataire, est enregistré avec sa date d'envoi. Si une question se pose plus tard, nous savons exactement ce qui a été dit et quand.
Pour les locataires : votre location, de l'entrée à la sortie
Un dépôt sécurisé des pièces, puis le suivi de la location
Pièce d'identité, justificatifs de revenus, attestation d'assurance : vous déposez vos documents directement dans votre espace, par simple glisser-déposer. Ils sont chiffrés à l'enregistrement et ne circulent plus en pièce jointe d'un email à l'autre. Une fois le bail signé, vous gardez le même espace pendant toute la location.
Tous vos documents réunis
Bail, état des lieux d'entrée, diagnostics, quittances : tout est disponible au même endroit, à tout moment. C'est pratique le jour où vous montez un dossier de crédit ou une demande d'aide au logement.
Des quittances certifiées
Chaque quittance que nous émettons porte un code et un QR code. La personne qui la reçoit, votre banque ou un futur employeur par exemple, peut vérifier en quelques secondes sur alpaca.immo/verifier que le document est authentique, qu'il n'a pas été modifié et qu'il est toujours valable. Votre quittance prouve ainsi que vous êtes locataire et à jour de vos loyers.
C'est aussi depuis cet écran que vous pouvez donner votre préavis. La date de départ est alors fixée noir sur blanc, ce qui nous permet de préparer l'état des lieux de sortie et d'organiser la relocation sans attendre.
Déclarer et suivre un sinistre ou une intervention
En cas de fuite ou d'équipement en panne, vous déclarez le problème depuis votre espace, photos à l'appui. Vous suivez ensuite chaque étape (prise en charge, passage de l'artisan, devis, expertise de l'assurance, clôture) sans avoir à nous appeler pour savoir où en est votre dossier.
Commander des services, dont la lettre de résiliation
Un déménagement, c'est une dizaine de contrats à ouvrir ou à fermer. Depuis votre espace, vous pouvez nous confier ces démarches : énergie, eau, box internet et mobile, devis d'assurance habitation, réexpédition du courrier, suivi de votre dépôt de garantie. Nous préparons aussi vos lettres de résiliation. Chaque courrier est relu par notre équipe avant envoi et rien ne part sans votre accord.
Traçabilité : plus de transparence, de sécurité et de franchise
Une règle vaut pour tout l'outil : chaque action laisse une trace. Automatiser ne nous intéresse que si la relation y gagne en clarté.
- Un paiement reçu, un document déposé, un préavis enregistré, un email envoyé : chaque événement est daté et rattaché au bail concerné.
- Un loyer encaissé est rapproché du virement Qonto qui l'a réglé ; une dépense retenue sur un relevé correspond à une facture. Aucun chiffre n'est donné de mémoire.
- Les documents que nous émettons (quittances, attestations, relevés) sont scellés et contrôlables publiquement. Une version remplacée ou annulée est signalée comme telle.
- Un changement de coordonnées bancaires est journalisé et confirmé par téléphone. Aucun virement n'est déclenché sans validation humaine.
En cas de désaccord, nous ne comparons pas nos souvenirs : nous regardons ensemble ce qui a été enregistré. Cette règle s'applique à nous autant qu'à vous.
Et ce n'est qu'un début
Nous avons construit cet outil pour nos propres besoins, ce qui nous permet de le faire évoluer vite. D'autres nouveautés sont déjà en préparation et nous les annoncerons ici au fil des mois. Si une fonction vous manque, nous voulons le savoir : vos suggestions orientent directement la suite.
Vous êtes propriétaire et cherchez une agence qui vous donne une vraie visibilité sur votre bien ? Tout le détail de notre offre est sur la page gestion locative.
