Chez Alpaca Immobilier, digitaliser nos outils n'est pas d'abord une question de confort. C'est surtout un moyen de garder une trace de chaque étape, d'assurer un meilleur suivi de chaque logement et de limiter les litiges entre propriétaires et locataires. L'état des lieux en est le meilleur exemple : bâclé, il ne pose aucun problème le jour de l'entrée, mais les ennuis arrivent deux ou trois ans plus tard, quand le locataire rend les clés et que personne ne se souvient si la rayure sur le parquet était déjà là.
Nous réalisons les états des lieux d'entrée et de sortie des logements que nous louons et gérons autour de Montpellier : appartements et maisons, vides ou meublés. Depuis septembre 2025, nous les faisons sur une application d'état des lieux, EDOUARD. Voici pourquoi, ce que cela a changé pour nous et ce que nous recommandons aux bailleurs qui veulent éviter les litiges sur le dépôt de garantie.
Un document court en apparence, décisif à la sortie
Ce que prévoient la loi de 1989 et le décret de 2016
L'obligation figure à l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 : l'état des lieux est établi contradictoirement lors de la remise des clés, puis lors de leur restitution et il est joint au bail. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris pour son application après la loi ALUR, en fixe le contenu minimal. Y figurent la date, l'adresse du logement, l'identité des parties et, le cas échéant, du mandataire, les relevés de compteurs individuels, le détail des clés et surtout, pièce par pièce, une description précise des sols, murs, plafonds et équipements.
Le même décret impose une forme qui permette de comparer l'entrée et la sortie : un document unique ou deux documents à la présentation similaire. Il accepte le papier comme l'électronique. Pour un meublé, il rappelle aussi que le logement ne doit contenir que les meubles et équipements mentionnés au bail, d'où l'intérêt d'un inventaire précis.
Ce que l'état des lieux permet de justifier
Le dépôt de garantie ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges en location vide, deux mois en meublé. Le bailleur dispose d'un mois pour le rendre si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois dans le cas contraire. Passé ce délai, la somme due est majorée de 10% du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé (service-public.fr, dépôt de garantie).
Toute retenue doit s'appuyer sur des justificatifs : les deux états des lieux, des photos, des devis ou factures. Et l'usure normale ne se facture pas. Service-public.fr le dit clairement : les différences dues à la vétusté ne peuvent pas entraîner de retenue (état des lieux de sortie). Sans description fine à l'entrée, distinguer une dégradation d'une simple usure devient une affaire de parole contre parole.
Nous avons détaillé ces règles dans notre article Dépôt de garantie : combien de mois ?.
Pourquoi nous avons quitté le papier
Nos attentes étaient précises. Il nous fallait un outil qui permette d'être très précis, élément par élément, avec autant de photos que nécessaire et qui produise des preuves qu'un bailleur ou un locataire ne puisse pas raisonnablement contester. Nous voulions aussi arrêter de tout ressaisir à chaque changement de locataire. Le reste relevait du bon sens : un outil agréable à utiliser sur place et un prix supportable pour une agence de notre taille.
EDOUARD au quotidien
Nous utilisons l'application d'état des lieux EDOUARD en réglant nos états des lieux à l'unité, aussi bien pour des entrées que pour des sorties, en meublé comme en vide, en appartement comme en maison.
Des photos datées pour chaque élément
Sur place, nous parcourons le logement pièce par pièce, nous décrivons chaque élément et nous le photographions. Le nombre de photos n'est pas limité et il est possible d'annoter une image pour désigner précisément un éclat ou une tache. Les photos sont datées et le rapport peut être horodaté.
Pour nous, c'est le cœur du sujet. Le jour de la sortie, la discussion ne repose plus sur des souvenirs mais sur des images datées, prises au même endroit. Cela protège le bailleur, qui sait précisément ce qu'il a confié, comme le locataire, dont les réserves à l'entrée sont consignées noir sur blanc. Nous cherchons un état des lieux aussi complet et transparent que possible pour les deux parties et c'est ce que l'outil nous permet.
Repartir de l'état des lieux précédent
La reprise est probablement ce qui nous fait gagner le plus de temps. Quand un locataire part ou quand le suivant arrive, nous repartons du dernier état des lieux et nous ne modifions que ce qui a évolué. L'application prévoit les deux sens : pré-remplir une sortie à partir de l'entrée ou une nouvelle entrée à partir de la sortie (détail sur la page fonctionnalités d'EDOUARD).
Il y a un bénéfice moins visible. D'un locataire à l'autre, les documents gardent la même structure et le même vocabulaire, ce qui répond naturellement à l'exigence de comparabilité du décret.
Rapport et comparatif envoyés par mail
Une fois signé, l'état des lieux part par mail aux parties. À la sortie, un comparatif entrée/sortie est produit élément par élément. Un bailleur qui le reçoit voit immédiatement ce qui a changé, sans avoir à mettre deux PDF côte à côte et la discussion sur d'éventuelles retenues part d'une base commune.
L'éditeur propose également la signature sur place ou à distance, avec validation par code SMS et un mode hors connexion.
Prise en main et support
Un état des lieux se fait debout, téléphone en main, souvent avec le locataire à côté. Un outil laborieux se voit tout de suite. EDOUARD est agréable à utiliser et chaque fois que nous avons sollicité le support, la réponse est arrivée vite.
Le coût, vu d'une agence indépendante
Alpaca Immobilier n'appartient à aucune franchise. Nous ne bénéficions donc pas d'outils négociés par un siège pour des centaines d'agences. Le coût par état des lieux devait rester contenu et il l'est : nous réglons nos états des lieux à l'unité, ce qui nous permet de ne payer que ceux que nous réalisons, au rythme réel de nos entrées et de nos sorties. Une agence indépendante peut s'équiper d'un logiciel professionnel sans appartenir à un grand réseau. Les formules et leurs prix sont publiés sur le site de l'éditeur.
Quelques réflexes pour un état des lieux qui ne se discute pas
L'outil ne fait pas tout. Service-public.fr rappelle que l'état des lieux doit être réalisé dans de bonnes conditions d'éclairage : un rendez-vous fixé à la tombée de la nuit dans un logement sans ampoules donnera des photos inutilisables.
La description reste plus importante que l'image. Une photo montre un défaut, mais la phrase qui l'accompagne (« éclat sur l'émail de la baignoire, côté robinetterie ») dit exactement où il se trouve. Pensez aussi à photographier ce qui est en bon état : à la sortie, un mur impeccable à l'entrée est une information aussi utile qu'une fissure.
Les compteurs et les clés sont souvent expédiés en fin de visite. Ils font pourtant partie des mentions obligatoires, tout comme les équipements listés au bail en meublé.
Enfin, bailleur et locataire peuvent convenir, dès la signature du bail, d'appliquer une grille de vétusté. Le décret de 2016 le prévoit et cela évite bien des débats sur ce qui relève de l'usure normale.
Questions fréquentes sur l'état des lieux
Les photos sont-elles obligatoires dans un état des lieux ?
Non. Le décret du 30 mars 2016 indique que la description de chaque pièce « peut être » illustrée d'images. Elles restent très utiles : service-public.fr cite les photos parmi les justificatifs qu'un bailleur peut produire pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie (F31269).
Un état des lieux fait sur tablette ou smartphone est-il valable ?
Oui. Selon l'article 3 du décret n° 2016-382, l'état des lieux peut être établi sur papier ou sous forme électronique et remis à chaque partie en main propre ou par voie dématérialisée au moment de la signature.
Le locataire peut-il compléter l'état des lieux d'entrée après coup ?
Oui, dans les 10 jours qui suivent son établissement. Pour les éléments de chauffage, il peut le faire pendant le premier mois de la période de chauffe. En cas de refus du bailleur, il peut saisir la commission départementale de conciliation (service-public.fr, état des lieux d'entrée).
Qui paie l'état des lieux ?
S'il est fait entre le bailleur et le locataire, il ne coûte rien. Réalisé par un professionnel, l'état des lieux d'entrée peut être facturé en partie au locataire, dans la limite de la moitié des frais et de 3,03€ TTC par m² de surface habitable (F31270). L'état des lieux de sortie fait par une agence ne peut pas être facturé au locataire (F33671).
Que faire si le locataire refuse de signer l'état des lieux ?
L'état des lieux amiable n'est alors plus possible. L'une ou l'autre partie peut faire appel à un commissaire de justice, qui convoque tout le monde au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée. Ses frais sont partagés par moitié entre bailleur et locataire (article 3-2 de la loi de 1989).
Ce que nous en retenons
Un bon état des lieux ne se juge pas le jour de sa signature, mais le jour où il faut le ressortir. Le nôtre doit être précis, illustré de photos datées et facile à comparer d'un locataire à l'autre. EDOUARD nous aide à tenir ce niveau d'exigence sans y passer des heures, à un coût raisonnable pour une agence de deux personnes.
Vous louez un bien au nord de Montpellier et vous cherchez une agence qui prend ce document au sérieux ? Découvrez notre offre de gestion locative ou écrivez-nous : c'est Wara ou Antoine qui vous répondront.
